Mange virksomhedsejere sabotere deres virksomhed uden selv at vide det. De er helt ude af kredsløbet, når det kommer til alle teknologi aspekter af deres operationer såsom hjemmesider, computere og software. De bliver helt afhængige af deres tekniske folk og tror naivt, at tingene er “at blive taget sig af”.
Denne “hovedet i busken” tilgang er meget farlige. Her er kun et par scenarier af hvad der kan ske:
Din webmaster er den eneste person, der kender brugernavnet, adgangskoden og andre vigtige indstillinger for dit websted. Hvis webmasteren pludselig holder op med at reagere på dine telefonopkald eller e-mails (som jeg har set ske mange gange), du vil har ingen idé om hvordan man afleverer hjemmeside opdateringer til en anden person.
Din programmør ønsker ikke længere at arbejde med dig. Når du ansætter en udskiftning, viser det sig, at der er ingen dokumentation for programmet, koden er ulæselig, og det vil være billigere for dig at købe en ny program end bjærgning dette “synkende skib”.
Den software, der blev udviklet for din virksomhed teoretisk gør alt, hvad der var påkrævet, men der er et stort problem: det sidder tomgang, fordi det er så forvirrende at ingen ønsker at bruge den.
Web serveren går ned og din hjemmeside filer blive slettet. Så viser det sig, at ingen har en sikkerhedskopi
Din tekniske person indså hvor afhængige du er blevet, og begynder at optræde som en “primadonna”, og endda afpresser du til afskalning ud flere penge, “eller andet”!
Så hvordan kan du beskytte dig selv?
Hvis du nu tænker at du har brug at blive en computer geek dig selv, så du ikke behøver at afhænge af andre – det kunne ikke være længere fra sandheden. Hvis du bruger al din tid, grave sig igennem computerbøger, vil skrive kode og arbejder på de tekniske detaljer, der være nogen tid for dig at køre din forretning.
Gør det hele selv er ikke svaret. Alle bør koncentrere sig om at gøre, hvad de gør bedst. Hvad du skal gøre er bare tage nogle foranstaltninger for at beskytte dig selv. Bare at kende og anvende disse vil få grundlæggende ting, som jeg vil beskrive sætte dig et kæmpe spring foran de fleste andre virksomhedsejere.
Her er de ting, du bør gøre:
Kræve dokumentation på alle tekniske projekter. Hver teknologi aspekt af din virksomhed skal dokumenteres på en sådan måde at du kan aflevere dette dokument til en ny teknisk person og de vil forstå præcis hvordan systemet fungerer, og hvad med det at gøre.
Lad mig advare dig: vil du møde en masse modstand fra de tekniske folk, når du laver dem dokumentere ting. Men du skal være fast og kræve dokumentation som en del af projektet, før du slipper den endelige betaling.
Når man spørger en person til at udvikle en hjemmeside eller software, kommunikere præcis hvad du vil og hvordan du ønsker det til at virke. Må ikke antage, at folk kan læse dine tanker.
Kommunikere alle dine krav upfront. Hvis du ikke fortæller programmører eller designere præcis hvad du vil, vil de tilsammen et projekt ud fra deres egen vision, der ofte ikke svarer til dit.
De fleste problemer med tekniske projekter opstår på grund af misforståelser.
Sørg for du har kopier af alle filer og gøre regelmæssige sikkerhedskopieringer. Ikke sætte det ned indtil i morgen, fordi i morgen kan være for sent. At miste data kan være helt ødelæggende.
Den letteste ting at gøre for at beskytte dine data er til at skrive disse filer til en CD på en regelmæssig basis. Også, glem ikke at gemme disse cd’er på en sikker placering.
Holde styr på alle tekniske projekter og ved hvad der foregår. At være “clueless” bør ikke være acceptabelt.
Mange virksomhedsejere har sådan frygt for teknologi, som de bare ikke ønsker at forstå projekterne og håber at andre blot tager sig af alt. Mens du ikke behøver at blive involveret i alle de små tekniske detaljer, nødt du stadig til at forstå processen og “the big picture”.
Praktisere disse enkle strategier, og du vil finde dig selv at have mere kontrol, mere ro i sindet og flere penge på din bankkonto.
Melanie Mendelson (c) 2004